Organiser un événement public ? Des règles à respecter !

Associations, collectivités, entreprises, vous serez peut-être amenées à recevoir du public pour promouvoir vos actions.

Même si :

• Organiser un événement privé tel que le passage de la quarantaine ou un mariage est un calvaire à organiser (nous en parlerons prochainement dans de futurs articles),

• Organiser un événement public tel qu’un salon, un concert, une conférence… demande d’être assidu à un certain nombre de règles,

• Tous les événements publics ont leurs propres particularités (on n'organise pas un salon pro comme un concert)…

Vous allez voir que certains points sont obligatoires afin de réussir votre événement.

LE LIEU :

Les établissements recevant du public (ERP) sont des bâtiments, locaux ou enceintes, fixes ou provisoires, dans lesquels des personnes sont admises librement ou moyennant une rétribution ou une participation quelconque et où sont tenues des réunions ouvertes à tout venant ou sur invitation, payantes ou non.

Sont considérées comme faisant partie du public toutes les personnes admises dans l'établissement, à quel que titre que ce soit, en plus du personnel.

Afin de proportionner les mesures de prévention aux risques, les ERP sont classés par type et par catégorie :

• Voici les types d’ERP qui nous concernent :

L : Salles d'auditions, de conférences, de réunions, de spectacles ou polyvalentes,

M : Magasins de vente, centres commerciaux,

N : Restaurants et débits de boissons,

P : Salles de danses et salles de jeux,

• existence de 5 catégories : en fonction de l’importance du public reçu.

Dans le cas où vous louez une salle, n’hésitez pas à poser des questions au loueur concernant la sécurité à mettre en place. Il sera le meilleur pour vous éviter des erreurs. En effet, en sus du nombre de personnes à recevoir, il y a lieu d'être attentif aux issues de secours, aux unités de passage, à l'accessibilité...

LES ASSURANCES :

Chaque manifestation est soumise à des risques plus ou moins importants. L’assurance événementielle est alors toujours indispensable.

Les garanties principales d’une assurance multirisques sont les suivantes : responsabilité civile organisateur, dommages aux biens, assurance des personnes, garantie annulation, garanties d’assistance, garanties complémentaires.

Si vous êtes une association, certains contrats sont déjà prévus pour l’organisation d’événements. Dans tous les cas, contactez votre assureur et demandez-lui conseil. Cela peut prendre la forme d’un avenant à vos garanties déjà souscrites à l’année.

LA SÉCURITÉ :

Recevoir du public, y compris familial (je vous entends déjà me dire “c’est zéro risque"… ), comporte un danger ! Il vous faudra être vigilant et mettre tous les moyens possibles en place pour assurer la sécurité de chacun.

Cela passe par l’organisation de l’accueil. Par exemple, lors d’un événement avec une billetterie : mettre en place des files à l’entrée pour filtrer. Concernant les billetteries, opter pour une billetterie en ligne sera, en plus d’être écolo, un gain de temps pour vous et votre public le jour J. Des sites proposent des solutions avec des applications sur smartphone pour la validation de l’entrée.

Prendre des agents de sécurité semble quasiment obligatoire dans certains cas. Un certain nombre de loueurs ou de collectivités vous le demanderont pour des raisons de gestion des flux et des mesures liées à vigipirate.

Si vous prenez des agents de sécurité, cela ne vous dédouane pas de former vos équipes à gérer ce public. Sensibiliser vos équipes au maximum aux risques, leur montrer les issues, avoir des gens formés aux premiers secours… bref, blindez-vous !

CONCLUSION :

J’ai essayé de survoler le sujet sans être trop technique, ce qui est loin d'être simple ! Organiser, c’est s’engager à suivre des règles et se donner à 100% pour que l'évènement se passe au mieux et que vous puissiez récolter le fruit de votre travail.

Tranquil'Event est spécialisée dans l'organisation d'événements clé en main ou à la carte, qu'ils soient privés, publics ou institutionnels… N’hésitez pas à prendre contact avec nous pour des conseils ou un accompagnement sur vos projets.